Hogyan csinálhatod önállóan a számlakiállítást, a típushibák elkövetése nélkül?

(számla kiállítás)

Böröcz Zoltán

Hogyha vállalkozóként idáig szükséges rosszként tekintettél a számlakiállítással kapcsolatos teendőkre, akkor elérkezett az idő a paradigmaváltásra. Merthogy a számlázást jól csinálva folyamatos lehet a bevételek érkezése a cégedbe, viszont a folyamatos hibákkal felesleges kellemetlenségek egész sorát generálhatod magadnak.

A cikkben a számlakiállítás leggyakoribb típushibáira világítunk rá, miközben az elkerülésükhöz javasolt praktikákra szintén kitérünk.

Mit kockáztatsz a tévesen kiállított számlákkal?

A helytelenül kiállított számlákkal csak még több felesleges adminisztrációs feladatot generálhatsz a magad számára, persze ez még csak enyhébb kimenetele a hibásan kivitelezett számlázásnak.

Alakulhat például úgy is, hogy az ügyfél kifogást emel a kézhez kapott számla miatt, ezért újbóli kiállításra lesz szükség, így a bevételhez is később jutsz majd hozzá. A sorozatosan elkövetett komolyabb hibák pedig akár a hatósági büntetések kockázatát is maguk után vonhatják.

Minden bizonnyal egyikre sem vágysz, ezért nézzük meg első körben, hogy az általad kiállított számla optimális esetben milyen adatokat tartalmaz.

Aminek a kiállított számlán mindenképp szerepelnie kell

A számla optimális esetben tartalmazza a kibocsátás keltét, az azonosítást segítő sorszámot, valamint a terméket vagy szolgáltatást értékesítő fél megnevezését, címét és adószámát.

Szinén kötelező tartalmi elem a termék, illetve szolgáltatás vevőjének a megnevezése, címe és adószáma. Az általad értékesített termék megnevezését, mennyiségét, valamint az eladási árát szintén meg kell adni a számla kiállításakor, az alkalmazott ÁFA kulccsal egyetemben.

Mindezek mellett a teljesítés és keltezés dátuma, valamint a fizetési határidő számít még olyan hármasnak, amit pontosan meg kell jelölnöd, bármilyen típusú számlát is állítasz ki. Fontos lesz továbbá megadnod a fizetés módját is. Mindezek mellett akadhatnak még olyan speciális adatok és információk, amelyek az esetedben kötelező érvényűek.

Látszólag egyszerűnek tűnik tehát a dolog, mégis gyakorta csúszik hiba a számlázásba. Térjünk is rá a tipikus tévedésekre, amiket neked is jobb lesz elkerülnöd.

Nem mindegy, hogy mikor állítod ki magát a számlát

Téves gondolkodás azt feltételezned, hogy a számla kiállításával a pénzügyi rendezésre kellene várnod. Ezen félreértés tisztázása végett az ÁFA törvény ide vonatkozó tartalmát célszerű szem előtt tartani.

Ennek értelmében számlázáskor a teljesítési elvet szükséges figyelembe venni. Vagyis az általad teljesített ügyletekről attól függetlenül ki kell állítanod a számlát, hogy az ellenérték kifizetése megtörtént-e. Tehát a számla a pénzmozgás nyomon követése helyett a teljesítés dokumentálására szolgál.

A teljesítési időpontra vonatkozó gyakori félreértések

A számlakiállítással kapcsolatos hibák meghatározó hányada ered a teljesítés napjával kapcsolatos tudnivalók hiányából. Egyrészt fontos tudni, hogyha a teljesítés napja eltér a számla keltétől, akkor kötelező tartalmi elemnek minősül.

Amennyiben a két dátum egybeesik, akkor a teljesítés napja opcionálisan feltüntethető. Egyébiránt teljesítési időpont címén a pénzügyi rendezés idejét szükséges megadni.

Amikor a fizetési határidő nem stimmel

A kiállított számla fizetési határideje mindig annak fényében alakul, hogy a megrendelővel kötött szerződésben mit határoztatok meg erre vonatkozóan. Hogyha ettől szándékosan vagy akaratlanul eltérsz, akkor a vevő joggal utasíthatja el a neki küldött számlát.

Ilyenkor jobb híján következik a sztornózás, majd az újabb számla kiállítása, aminek a következtében némi késedelemmel számíthatsz csak az ellenérték beérkezésére.

Hibának számít az is, hogyha helytelen ÁFA kulcsot adsz meg

A fizetési határidő helytelen beállításához hasonlóan az ÁFA kulcs rossz megadására is úgy derülhet fény, hogy a vevő elutasítás keretében visszaküldi a hibás kontót. Ebben az esetben csak egy dolgot tehet, vagyis a régi számla törlése mellett újat állítasz ki.

A kifizetés folyamata értelemszerűen ennél az opciónál is eltolódhat, ami kellemetlenül érinthet. Célszerű tehát fokozott figyelmet fordítanod az ÁFA kulcs pontos megadására.

Egyéb, a számlázás során gyakorta előforduló mellényúlások

Első olvasatra talán nüansznyi dolognak tűnhet, de a vevő nevének, címének vagy adószámának az elírása is szokott gondokat okozni a hazai vállalkozók által kiállított számlákon. Amennyiben devizás számlát küldesz az ügyfelednek, abban az esetben a Swift kód, valamint az IBAN szám feltüntetéséről se feledkezz meg.

Katásként számlázva a „kisadózó” megjegyzést, illetve a nyilvántartási számot se hagyd le a számláidról. Amennyiben mégis elfelejted ezt az egyébként apró lépést, akkor a mulasztási bírságot kockáztatod. Egyértelmű, hogy ezt a rizikót bevállalni nem éri meg.

Így tudod hatékonyan elkerülni a számlakiállítással kapcsolatos hibákat

A felsoroltak mindegyikét folyton folyvást fejben tartani nyilván nem könnyű úgy, hogy elsősorban az ügyfélszerzésre, illetve a vállalkozásod profitábilis működtetésére koncentrálsz. De ha magad intézed a számlák kiállítását, akkor tehetsz néhány dolgot a hibák kiküszöbölése végett.

Célszerű például online megoldást használnod a hagyományos kézi számlatömb helyett. Manapság minimális ráfordítással használhatsz elképesztően felhasználóbarát online programokat, amelyek lépésről lépésre vezetnek végig a számlák kiállításának folyamatán. Webshopot üzemeltetve pedig akár automatizálhatod is magát a folyamatot.

Mindezek mellett érdemes bizonyos időközönként konzultálnod a könyvelőddel is. Egy felkészült és a számlakiállításban jártas könyvelő ugyanis könnyedén elnavigálhat Téged a számlázás áthatatlannak tűnő sűrűjében, megkímélve így a mellényúlások miatti kellemetlenségektől.