Hogyha vállalkozóként idáig szükséges rosszként tekintettél a számlakiállítással kapcsolatos teendőkre, akkor elérkezett az idő a paradigmaváltásra. Merthogy a számlázást jól csinálva folyamatos lehet a bevételek érkezése a cégedbe, viszont a folyamatos hibákkal felesleges kellemetlenségek egész sorát generálhatod magadnak.
A cikkben a számlakiállítás leggyakoribb típushibáira világítunk rá, miközben az elkerülésükhöz javasolt praktikákra szintén kitérünk.
A helytelenül kiállított számlákkal csak még több felesleges adminisztrációs feladatot generálhatsz a magad számára, persze ez még csak enyhébb kimenetele a hibásan kivitelezett számlázásnak.
Alakulhat például úgy is, hogy az ügyfél kifogást emel a kézhez kapott számla miatt, ezért újbóli kiállításra lesz szükség, így a bevételhez is később jutsz majd hozzá. A sorozatosan elkövetett komolyabb hibák pedig akár a hatósági büntetések kockázatát is maguk után vonhatják.
Minden bizonnyal egyikre sem vágysz, ezért nézzük meg első körben, hogy az általad kiállított számla optimális esetben milyen adatokat tartalmaz.
A számla optimális esetben tartalmazza a kibocsátás keltét, az azonosítást segítő sorszámot, valamint a terméket vagy szolgáltatást értékesítő fél megnevezését, címét és adószámát.
Szinén kötelező tartalmi elem a termék, illetve szolgáltatás vevőjének a megnevezése, címe és adószáma. Az általad értékesített termék megnevezését, mennyiségét, valamint az eladási árát szintén meg kell adni a számla kiállításakor, az alkalmazott ÁFA kulccsal egyetemben.
Mindezek mellett a teljesítés és keltezés dátuma, valamint a fizetési határidő számít még olyan hármasnak, amit pontosan meg kell jelölnöd, bármilyen típusú számlát is állítasz ki. Fontos lesz továbbá megadnod a fizetés módját is. Mindezek mellett akadhatnak még olyan speciális adatok és információk, amelyek az esetedben kötelező érvényűek.
Látszólag egyszerűnek tűnik tehát a dolog, mégis gyakorta csúszik hiba a számlázásba. Térjünk is rá a tipikus tévedésekre, amiket neked is jobb lesz elkerülnöd.
Téves gondolkodás azt feltételezned, hogy a számla kiállításával a pénzügyi rendezésre kellene várnod. Ezen félreértés tisztázása végett az ÁFA törvény ide vonatkozó tartalmát célszerű szem előtt tartani.
Ennek értelmében számlázáskor a teljesítési elvet szükséges figyelembe venni. Vagyis az általad teljesített ügyletekről attól függetlenül ki kell állítanod a számlát, hogy az ellenérték kifizetése megtörtént-e. Tehát a számla a pénzmozgás nyomon követése helyett a teljesítés dokumentálására szolgál.
A számlakiállítással kapcsolatos hibák meghatározó hányada ered a teljesítés napjával kapcsolatos tudnivalók hiányából. Egyrészt fontos tudni, hogyha a teljesítés napja eltér a számla keltétől, akkor kötelező tartalmi elemnek minősül.
Amennyiben a két dátum egybeesik, akkor a teljesítés napja opcionálisan feltüntethető. Egyébiránt teljesítési időpont címén a pénzügyi rendezés idejét szükséges megadni.
A kiállított számla fizetési határideje mindig annak fényében alakul, hogy a megrendelővel kötött szerződésben mit határoztatok meg erre vonatkozóan. Hogyha ettől szándékosan vagy akaratlanul eltérsz, akkor a vevő joggal utasíthatja el a neki küldött számlát.
Ilyenkor jobb híján következik a sztornózás, majd az újabb számla kiállítása, aminek a következtében némi késedelemmel számíthatsz csak az ellenérték beérkezésére.
A fizetési határidő helytelen beállításához hasonlóan az ÁFA kulcs rossz megadására is úgy derülhet fény, hogy a vevő elutasítás keretében visszaküldi a hibás kontót. Ebben az esetben csak egy dolgot tehet, vagyis a régi számla törlése mellett újat állítasz ki.
A kifizetés folyamata értelemszerűen ennél az opciónál is eltolódhat, ami kellemetlenül érinthet. Célszerű tehát fokozott figyelmet fordítanod az ÁFA kulcs pontos megadására.
Első olvasatra talán nüansznyi dolognak tűnhet, de a vevő nevének, címének vagy adószámának az elírása is szokott gondokat okozni a hazai vállalkozók által kiállított számlákon. Amennyiben devizás számlát küldesz az ügyfelednek, abban az esetben a Swift kód, valamint az IBAN szám feltüntetéséről se feledkezz meg.
Katásként számlázva a „kisadózó” megjegyzést, illetve a nyilvántartási számot se hagyd le a számláidról. Amennyiben mégis elfelejted ezt az egyébként apró lépést, akkor a mulasztási bírságot kockáztatod. Egyértelmű, hogy ezt a rizikót bevállalni nem éri meg.
A felsoroltak mindegyikét folyton folyvást fejben tartani nyilván nem könnyű úgy, hogy elsősorban az ügyfélszerzésre, illetve a vállalkozásod profitábilis működtetésére koncentrálsz. De ha magad intézed a számlák kiállítását, akkor tehetsz néhány dolgot a hibák kiküszöbölése végett.
Célszerű például online megoldást használnod a hagyományos kézi számlatömb helyett. Manapság minimális ráfordítással használhatsz elképesztően felhasználóbarát online programokat, amelyek lépésről lépésre vezetnek végig a számlák kiállításának folyamatán. Webshopot üzemeltetve pedig akár automatizálhatod is magát a folyamatot.
Mindezek mellett érdemes bizonyos időközönként konzultálnod a könyvelőddel is. Egy felkészült és a számlakiállításban jártas könyvelő ugyanis könnyedén elnavigálhat Téged a számlázás áthatatlannak tűnő sűrűjében, megkímélve így a mellényúlások miatti kellemetlenségektől.
„Class aptent taciti sociosqu ad litora per conubia nostra, per inceptos himenaeos .Aenean non turpis vitae ligula tristique sagitt isras varius erat pulvinar eros pretium”
Lorem ipsum dolor sit amet, consectetur adipiscing elit. Vivamus quis arcu est. Quisque posuere est arcu, id hendrerit orci pulvinar id. Cras egestas metus sit amet felis accumsan, vitae placerat libero sodales. Morbi efficitur maximus massa et aliquam. Quisque vel viverra augue.
Nullam scelerisque erat nisl, eu aliquet quam porttitor et. Aliquam molestie sem augue, non egestas nunc sagittis in. Suspendisse vehicula turpis eget leo sollicitudin, dapibus commodo massa facilisis.
Ut ac tortor eget nibh condimentum congue. In facilisis porttitor iaculis. Etiam vestibulum, nisl nec molestie egestas, velit lorem venenatis tellus, pellentesque blandit nulla sapien accumsan velit. Vivamus purus nunc, dictum nec elit viverra, semper iaculis risus.
Figyelem! A bejegyzés a megírása pillanatában érvényes törvények és adószabályok alapján a legnagyobb gondossággal készült. Kérünk vedd figyelembe, hogy az adott szabályok változhatnak. Kérdezz meg minket vagy könyvelődet a bejegyzés aktualitásával kapcsolatosan!
