Kérdések, melyeket bátran feltehetünk a könyvelőnek

Böröcz Zoltán

A felkészült, megbízható és segítőkész könyvelő kincset ér. Nemcsak a vállalkozásunk zavartalan működtetéséhez járulhat ugyanis hozzá, hanem a szakmai tanácsaival segíthet kivédeni a komoly pénzügyi ballépéseket, egyúttal az adózást és költségmegtakarítást érintő lehetőségekre is felhívhatja a figyelmünket.

Persze az olajozott együttműködéshez tudnunk kell, hogy egyáltalán mit kérdezhetünk a könyvelőnktől. A cikkben hét olyan területre mutatunk rá, amelyről bátran kérhetünk szakmai véleményt a könyveléssel megbízott partnertől.

Milyen kommunikációs csatornán vehetjük fel vele a kapcsolatot?

A könyvelőnk kiválasztásának legfontosabb szempontjait taglaló bejegyzésünkben foglalkoztunk már vele, hogy a közös munka ideális esetében partneri viszonyt is jelent, vagyis a könyvelőtől bátran kérdezhetünk, és kérhetjük a szakmai tanácsait az általa ismert területeken.

A közös munka hatékonyságának elősegítése érdekében célszerű előzetesen tisztázni az együttműködés kereteit. Vagyis kérdezzük meg az általunk megbízott könyvelőt, hogy a telefonon, vagy az emailen folytatott kommunikációt részesíti-e előnyben, illetve melyik napokon, mettől meddig kereshetjük őt?

Meddig biztosítsuk az adóbevalláshoz szükséges dokumentumokat?

A kötelező adóbevallás időszaka fokozott leterheltséget jelent a legtöbb könyveléssel foglalkozó szakember életében. Mivel a saját érdekünk is azt kívánja, hogy a bevallásunk időben elkészüljön, ezért célszerű időben rendelkezésre bocsátanunk a szükséges iratokat.

Kérdezzünk rá tehát jó előre a könyvelőnél, hogy egész pontosan milyen adatok és dokumentumok átküldését várja tőlünk, illetve milyen határidőre? Amennyiben proaktív módon járunk el ebben a témakörben, akkor minden bizonnyal a velünk partnerségben dolgozó könyvelő is értékelni fogja a hozzáállásunkat, a bevallásunk pedig az elsők között készülhet el.

Hogyan ne lépjük túl a fizetési határidőket?

Mit, meddig, illetve hová kell befizetnünk? Ez a három kérdés gyakorta merül fel vállalkozói mégpedig a késedelmek miatti súlyos büntetések elkerülése végett. Ennek megfelelően roppant hasznos dolog lehet, ha valaki rendszeresen emlékeztet minket a határidők betartására.

Célszerű tehát a könyvelőnkkel közösen kidolgozni egy rendszert a fizetések hiánytalan megvalósulásának érdekében. Megállapodhatunk például abban, hogy a közelgő határidőkről emailes formában kapunk értesítést, bizonyos tételekre beállíthatunk automatikus utalást, emellett pedig az általunk használt felületeken is időzíthetjük az egyes határidőkre vonatkozó emlékeztetőket.

Persze fontos tisztázni, hogy a könyvelőnek nem feladata az utalásaink lebonyolítása. Ellenben egy-egy emlékeztető formájában komoly segítséget nyújthat a késedelmek elkerülésében.

Segítség a TEÁOR kódok kapcsán

Kezdő vállalkozók részéről gyakran felmerülő kérdésnek számít, hogy a TEÁOR kódlista alapján melyik opciót érdemes kiválasztani az általuk végzett tevékenységhez igazodva. Emellett pedig már működő cégek részéről is felmerülhet hasonló kérdés, amennyiben a tevékenységi kör bővítésére kerül sor.

Amennyiben nem vagyunk biztosak a TEÁOR kód választását illetően, akkor szakmai tanácsért fordulhatunk a könyvelőnkhöz. Fontos azonban tisztában lennünk vele, hogy habár a kódoknak utána tud keresni, 100%-os segítséget nem feltétlenül tud majd biztosítani.

Annak kapcsán ugyanis, hogy az adott tevékenységi kör milyen szakképzettséget igényel, illetve szükséges-e a végzéséhez külön működési engedély, kizárólag a kormányablakokban tudnak segítséget nyújtani.

Melyik társasági formát érdemes kiválasztanunk?

Az általunk alapítani kívánt vállalkozás jogi formája nemcsak a cég könyvelési feladataira és azok költségvonzatára gyakorolhat komoly hatást, hanem egyéb szempontok miatt is célszerű előzetesen hozzáértő szakemberrel egyeztetni.

A könyvelővel folytatott konzultáció során többek között a vállalkozásunk tervezett mérete, az induló tőkeszükséglet, a végezni kívánt tevékenység jellege, a tervezett működési időtáv, valamint az egyéb specifikus jellemzők is szóba kerülhet, vagyis kellő körültekintéssel választhatunk a rendelkezésre álló opciók közül.

Milyen adózási sajátosságok érvényesek a vállalkozásunkra?

Az adózási kötelezettségek pontos és hiánytalan ismerete folyamatos utánajárást, illetve széles körű ismereteket igénylő feladat, amelyet szintén célszerű felkészült szakemberre bízni. Főként annak fényében, hogy a kivételes szabályok akaratlan megszegése is jelentős nagyságú adóterheket vonhat maga után.

Mindenképpen érdemes tehát előzetes egyeztetést folytatni a könyvelőnkkel, hogyha olyan a megszokott rutintól eltérő esemény vagy változás bekövetkezése előtt áll a cég, amely hatással lehet az adózási sajátosságokra is.

Hasznos tanácsok az új munkaerő felvételekor esedékes adminisztrációhoz

Amennyiben a cég növekszik, és indokolttá válik új munkatársak felvétele, abban az esetben is van lehetőségünk kérdezni a velünk dolgozó könyvelőtől. Természetesen az interjúztatás és a kiválasztás nem tartozik a kompetencia körébe, ellenben az új alkalmazott felvételével kapcsolatos adminisztrációhoz szolgáltathat hasznos tanácsokat.

Példának okáért kérdezhetünk tőle a beléptetéskor nélkülözhetetlen papírokról és dokumentumokról, valamint a betartandó ki-bejelentési határidőkről is.

Ahogyan arra az előző cikkünk végén is utaltunk, egy felkészült könyvelő rengeteg terhet vehet le a vállunkról. A hatékonyan működő partneri viszonyhoz ugyanakkor részünkről is fontos a megfelelő hozzáállás. Forduljunk tehát bátran a könyvelőhöz a cikkben felsorolt kérdésekkel, így valóban biztosra mehetünk a vállalkozásunk boldogulását érintő területeken.