Hogyan válasszunk jó könyvelőt?

Böröcz Zoltán

A könyvelő a cég, vállalkozás bizalmi munkatársa, aki, ha jól végzi a feladatát, óriási adminisztrációs terhet és magas stresszfaktort vesz le a vállalkozók, cégvezetők válláról. Ám, a rosszul végzett könyvelés, mint tudjuk, akár a cég vesztét is okozhatja. Éppen ezért nagyon fontos, hogy alaposan körbejárjuk a témát, tájékozódjunk körültekintően, mielőtt letesszük a voksunkat valamely szakember, iroda mellett. De mik azok a dolgok, amelyekre érdemes odafigyelnünk a kiválasztási folyamat során? Hol keresgéljünk? És hogyan találjuk meg a számunkra legmegfelelőbb könyvelőt?

Sokan csak azután kezdenek lázasan könyvelő szakember után kutatni, miután már elindították a vállalkozásukat. Pedig, bár teljesen logikusnak tűnik, hogy csak az indulás után kezdjünk keresgélni, valójában már azelőtt érdemes konzultálnunk egy szakemberrel, hogy a cégünk ténylegesen létrejött volna. Hogy miért? Elsősorban azért, mert segítségünkre lehet olyan lényeges kérdésekben, minthogy milyen cégforma a legmegfelelőbb számunkra és, hogy milyen adózási formát válasszunk annak érdekében, hogy a lehető leghatékonyabban tudjunk működni. Fontos kérdések ezek, nem kevés pénz múlhat rajtuk, ami egy induló vállalkozás esetében egy igencsak lényeges szempont.

Hol keressünk könyvelőt?

Digitalizált világban élünk, így evidens, hogy első gondolatra rögtön az internetes kereső jut eszünkbe, ám nem biztos, hogy ez esetben is ez lesz számunkra a legjobb kiindulási pont. Mielőtt még böngészni kezdenénk a keresési találatok között, jobb, ha körbe kérdezünk az ismertségi körünkben, nem-e tudna esetleg ajánlani valaki számunkra egy olyan szakembert, akivel talán a mi együttműködésünk is sikeres lehetne. Ahogy mondani szokták: az elégedett ügyfél a legjobb ajánlólevél. Nem biztos azonban, hogy az ismerőseink által ajánlott könyvelő szakember megfelelő lesz számunkra, hiszen a kellő szakértelem mellett, még egy sor másik szempontnak is szerepelnie kell a listánkon, ha hosszútávú, hatékony együttműködést szeretnénk a legfőbb bizalmasunkkal, a könyvelővel.

Mi alapján válasszunk?     

Mivel a könyvelő és a cég vezetője között stabil alapokra épülő bizalomnak kell létrejönnie ahhoz, hogy hosszútávon is hatékony lehessen az együttműködésük, a számunkra legmegfelelőbb könyvelő kiválasztásánál nem csak a szakember meglévő tudása, szakértelme lesz fontos szempont, hanem a személyisége is. Kölcsönös szimpátia esetén lényegesen egyszerűbben és kellemesebben megy majd a közös munkavégzés, mintha nem lennénk épp egy hullámhosszon.

De mivel sajnos sok a „zugkönyvelő” is a piacon, mindenképp ellenőriznünk kell kiszemelt szakértőnk meglévő tudásának bizonyítékait is. Úgymint diploma, oklevél, elismerés, stb. Emellett nem árt, ha belepillantunk a mérlegképes könyvelők nyilvántartásába vagy a könyvvizsgálói névjegyzékbe is. Továbbá, mindenképp látogassunk el a hivatalos weboldalakra is, amiken referenciákat, ügyfél visszajelzéseket, egyesületi tagságokat kell találnunk.

Ha megbizonyosodtunk jövőbeni lehetséges könyvelőnk szakértelméről, akkor érdemes minél hamarabb kontaktba is lépnünk vele. A legjobb, ha személyesen is találkozunk, hiszen a kölcsönös szimpátiára csak így találhatunk rá. Ne feledjük, a cég vezetője és könyvelője között bizalmi kapcsolatnak kell lennie, ezért nagyon fontos, hogy partnerként tudjunk tekinteni egymásra.

A cégünk, vállalkozásunk számára úgy kell könyvelőt keresnünk, hogy lehetőleg minden ügyletünket egy helyen tudjuk intézni. Ha a könyvelés mellett szükségünk van plusz szolgáltatásokra is, úgymint bérszámfejtés vagy adótanácsadás, akkor mindenképp egy olyan könyvelőirodát kell találnunk, ahol minden igényünket a lehető legnagyobb precizitással és hatékonysággal tudják kiszolgálni.

Kisebb könyvelési feladatokkal bátran megbízhatunk egyéni vállalkozóként, egy személyben működő könyvelőt, aki esetenként az otthonából intézi a könyveléssel kapcsolatos ügyes-bajos dolgainkat, ám nagyobb volumenű cégek esetén mindenképp könyvelőirodát érdemes megbízni a feladattal.

Közülük is azokat az irodákat érdemes figyelembe venni, akik jó hírnévvel, referenciákkal és könyvelői felelősségbiztosítással is rendelkeznek. A könyvelők ugyanis, értelemszerűen felelősséget vállalnak az általuk elvégzett munkákért, de mivel ők is csak emberek, a legnagyobb precizitás, odafigyelés ellenére is előfordulhat olykor egy-egy hiba, nem beszélve arról, hogy nekik fel nem róható okból, pl. későn beérkezett számla miatt is jókora anyagi veszteség érheti a céget. Ilyen esetekben szükségünk lesz a felelősségbiztosításra, mely megtéríti a keletkezett anyagi kárunkat. Hogy a térítés milyen mértékű és mire terjed ki pontosan, az biztosítóként eltérő lehet.

A jó könyvelő tehát:

• Szakmailag és emberileg is rendben van

Kellő szakértelemmel rendelkezik, illik a vállalkozásunkhoz és szimpatikus számunkra

• Precíz, pontos, hatékony

A jó könyvelő alapismérvei

• Partnerként működik együtt

Bátran kérdezhetjük, igénybe vehetjük a tanácsait, megfontolhatjuk a meglátásait

• Időben! Tájékoztat

Cégünk helyzetéről, a minket is érintő változásokról

• Elérhető

Azonnal rendelkezésünkre áll, ha bármilyen problémánk merülne fel

• Naprakész      

Folyamatosan fejleszti önmagát, figyelemmel követi a szakmáját érintő változásokat, időben reagál rájuk

• Képvisel a hatóságok előtt

Jókora tehertől szabadítva meg ezzel a cégvezetőket

• Felelősséget vállal a munkájáért

Hogy pontosan miért és milyen mértékben, azt érdemes előzetesen szerződésbe foglalni, minden más esetben a Ptk. az irányadó

• Megbízható

A rábízott bennfentes információkat nem adja ki, titoktartást vállal – amit szintén érdemes szerződésbe foglalni

• Legális szoftvereket használ

Vagyis teljesen biztosak lehetünk benne, hogy bizalmas információink nem landolnak 3. személynél

De mennyibe is kerül pontosan egy jó könyvelő?

Ha abból indulunk ki, hogy ”olcsó húsnak, híg a leve”, akkor azt mondhatnánk, hogy nem kevésbe. De valójában számos dologtól függ az, hogy milyen mértékű díjat számolnak fel nekünk a könyvelők és/vagy irodák. Ilyenek szempontok például a

• vállalkozási forma
• az adózási forma
• bevallások gyakorisága
• bizonylatok száma
• munkavállalók száma
• nettó árbevétel
• (ha van) export-import tevékenység

Kérjünk árajánlatot több helyről is és igyekezzünk minél körültekintőbben választani közülük. Ne feledjük, nem biztos, hogy az a jó, ha az első és legfontosabb szempontnak az árat tartjuk. Hiszen a könyvelők diplomás szakemberek, akik általában több éves szakmai gyakorlattal, naprakész tudással, megfelelő technika háttérrel rendelkeznek. Így talán nem meglepő, ha szaktudásuknak megvan a maga ára.

Ám, ha azt nézzük, hogy milyen mértékű terhet vesznek le a cégvezetők, vállalkozók válláról azzal, hogy segítenek eligazodni a jogszabályok és számok útvesztőjében, akkor azt hiszem, bátran mondhatjuk, minden pénzt megérnek.

A jó könyvelő leveszi a terhet a vállalkozók, cégvezetők válláról, még a rosszul végzett könyvelés, akár a cég vesztét is okozhatja. Válasszunk körültekintően, ne bízzuk a véletlenre!